مدیریت پروژه در اکسل – آموزش و کاربردها

اینترنت، بازاریابی، شبکه‌های اجتماعی،‌ توسعه کسب و کار، برنامه‌نویسی، مدیریت پروژه‌های کوچک و بزرگ و هزاران مورد دیگر بدون کامپیتور و رایانه‌ها انجام پذیر نیستند. ما به رایانه‌ها نیاز داریم تا بتوانیم دنیایمان را پیوسته تغییر دهیم و از نرم‌افزارهایی مانند اکسل و ورد استفاده کنیم.

اگرچه امروز تعداد کاربران گوشی‌های هوشمند و فروش آن‌ها در حال پیشی گرفتن از انواع کامپیوترها است اما هنوز هم این محصولات تاثیر بیشتری روی دنیای ما دارند و بدون وجود آن‌ها به سختی می‌توان تصور کرد که اصلاً گوشی و یا محتوایی برای آن باقی بماند که افراد به سمت خرید آن متمایل شوند.

بازی‌ها، اپلیکیشن‌ها و حتی محتوایی که روی شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت‌ها (چه به صورت ویدیو، صوت و حتی متن) مشاهده می‌شوند، همه و همه ریشه در کامپیوتر و معجزه این محصول قرن پیش دارند که اکنون مرزی برای قابلیت‌های آن دیده نمی‌شود.

به این ترتیب اگر کامپیوترها تا این اندازه اهمیت دارند، چرا نباید استفاده‌های اصلی آن را یاد بگیریم؟ هیچ مانع و مشکلی سر راه این سوال وجود ندارد؛ پاسخ روشن است: شما اگر به دنبال رفاه ابدی در تمام طول عمرتان هستید، باید کار با کامپیوتر را یاد بگیرید و همچنین یک مورد دیگر هم برای اشاره وجود دارد.

همان‌طور که شما نمی‌توانید بدون یاد گرفتن اعداد، به سراغ عملیات ریاضی مانند جمع و تفریق بروید، کار کردن با نرم‌افزاری مانند اکسل بدون فراگیری اصول کامپیوتر و مهارت‌های آن امکان‌پذیر نیست.

بنابراین اکنون به لطف گسترش اینترنت (که خود کامپیوترها هم نقش بسیار پررنگی در آن ایفا می‌کنند) شما می‌توانید به بهترین آموزش‌ها در این زمینه دست یابید. دنبال کردن آموزش مهارت‌های کاربردی کامپیوتر از فرادرس همان چیزی است که می‌تواند به شما نشان دهد تا چه اندازه پیش از این فرصت‌ها را از دست داده‌اید و یا زندگی به سختی با شما مدارا کرده است.

اما اگر با کامپیوتر و مهارت‌های معمول این محصولات دوست‌داشتنی آشنایی دارید، ما دقیقاً سراغ همان چیزی خواهیم رفت که این مقاله قصد ارائه‌اش را دارد. البته باید توجه داشته باشید که این مقاله یک بررسی دقیق، آموزش جامع یا نگاهی ظریف بر موضوع مذکور نیست.

ما در این مقاله یک پروسه مناسب برای شروع کار با اکسل را بازگو خواهیم کرد. حتی اگر پیش از این هم مشغول کار با این نرم افزار شده باشید، این مقاله می‌تواند باری دیگر، برخی از نکات پنهان و ضروری را برای شما روشن سازد. با ما همراه باشید.

با نرم‌افزارها یک دنیای جدید خلق کنید

یکی از مزایای استفاده از رایانه‌های شخصی و کامپیوترها، نرم‌افزارهای آن‌هاست. وقتی شما به تهیه یک کامپیوتر می‌پردازید، تمام ابزارهای مورد نیاز از جمله قدرت سخت‌افزاری و بستر نرم‌افزاری مورد نیاز درون آن فراهم شده‌اند تا شما بتوانید به رویاهای خود برسید.

برای نمونه، شما می‌توانید روی یک کامپیوتر به بررسی ایمیل‌ها، بررسی وب‌سایت و مشاهده فیلم‌های سینمایی بپردازید اما این ابزارهایی تخصصی هستند که شما را از یک کاربر عادی جدا می‌کنند. کاربرانی که به استفاده روزمره از رایانه خود می‌پردازند، معمولاً با قدرت اصلی رایانه‌ها روبه‌رو نمی‌شوند.

به همین ترتیب اگر رایانه آن‌ها را با یک گوشی جابه‌جا کنیم، مشکلی برای آن‌ها رخ نخواهد داد. ابزارهای تخصصی این‌جا هستند تا یک زندگی دیگر را برای ما به ارمغان بیاورند.

برای مثال با نصب نرم‌افزارهای ویرایش تصویر، می‌توانید بدترین تصاویر را تبدیل به شاهکارهای عکاسی کنید. از سوی دیگر این امکان وجود دارد که موسیقی بسازید و آن‌ها را تنظیم کنید. تدوین ویدیو، برنامه‌ نویسی و موارد دیگر، نیازی به توضیح ندارند و همه آن‌ها در میان عامه مردم شناخته شده‌اند.

اما هر کاری هم که انجام دهید، هر شغلی که دارید و هر حرفه‌ای را که دنبال می‌کنید، نباید از قدرت قلم غافل شوید. متون هستند که تمدن بشری را رو به جلو می‌برند و صفحه‌ای مانند همین صفحه می‌سازند. اگر متن‌های تخصصی وجود نداشتند، چنین مقاله‌ای که اکنون مشغول خواندنش هستید، شکل نمی‌گرفت.

بنابراین ابزاری که با متن سر و کار دارند و به‌گونه‌ای محوریت آن‌ها روی متون است، می‌توانند درون کامپیوترها دنیای دیگری را پیش روی شما قرار دهند.

یکی از مجموعه نرم‌افزارهای که به خوبی از این مزیت بهره می‌برد تا دنیای خودش را خلق کند، آفیس (Office) محصول محبوب غول آمریکایی یعنی مایکروسافت است.

این مجموعه نه تنها بهترین استفاده از متن را به کاربران ارائه می‌دهد بلکه احتمالاً می‌توانیم آن را یکی از بهترین مجموعه نرم‌افزارهای تولید شده در تاریخ تمدن نوین بدانیم.

به این ترتیب اگر به دنبال نوشتن مقاله، اخبار، کارهای روزمره، ارائه اسلاید شو، معرفی محصولات، مدیریت پروژه‌ها و مشاغل و در واقع انجام هر کاری هستید که یک شخص پرمشغله نیازمندشان است، شروع یادگیری و مشاهده آموزش نرم‌افزارهای آفیس باید تبدیل به یکی از اولویت‌های شما شود.

 اکسل، جواهری درخشان در مجموعه آفیس

تقریباً تمام نرم‌افزارهای مجموعه آفیس کاربردهای فوق‌العاده مفید و سودمندی دارند اما اکسل به راستی یک جواهر از ساخته‌های مایکروسافت است.

این نرم‌افزار اولین بار در سال ۱۹۸۵ برای رایانه‌های اپل منتشر شد؛ شرکتی که دقیقاً به واسطه رقیب اصلی مایکروسافت شناخته می‌شد اما به هر حال کاربردهای این نرم‌افزار به قدری محبوب و کارآمد بود که به سرعت برای سیستم عامل ویندوز نیز در دسترس قرار گرفت.

از آن زمان تاکنون نرم‌افزار اکسل به عنوان یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای تاریخ مایکروسافت تبدیل شده است و کاربران ویندوز آن را یکی از نرم‌افزارهای ضروری این سیستم عامل برمی‌شمارند.

اما اصلاً اکسل چیست؟ این نرم‌افزار برای ارائه آمار، ارقام، گزارش‌های جزئی و پیچیده، رسم نمودارهای متنی و گرافیکی و در مجموع استفاده از قابلیت‌های محاسبات دقیق ریاضی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 سایر نرم‌افزارهای این مجموعه مانند ورد و پاور پوینت با وجود هدف متفاوت و استفاده‌های گسترده‌ای که دارند، معمولاً تا اندازه این نرم‌افزار برای مدیران مجرب کارساز نیستند.

در یک تعریف ساده‌تر، اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده با قابلیت‌های بی‌شمار است. شما به محض ورود به این نرم‌افزار برخلاف اکثر نرم‌افزارهای مجموعه آفیس، به صورت پیش‌فرض با یک جدول کامل روبه‌رو می‌شوید که نحوه استفاده از ستون‌ها و ردیف‌های آن (یعنی سلول‌ها) کاملاً به خودتان باز می‌گردد.

اگر به دنبال ارائه یک فهرست باشید، می‌توانید از این جدول‌ها برای ساخت یک لیست فوق‌العاده دقیق استفاده کنید. از سوی دیگر اگر به دنبال ارائه گزارش هستید، این امکان در اختیار شماست که محاسبات ریاضی را از طریق آن‌ها انجام دهید.

برای مثال اکسل از عملگرهای استاندارد ریاضی استفاده می‌کند تا قابلیت‌های محاسبه را با دقت بالایی در اختیار کاربرانش قرار دهد. با استفاده از مواردی مانند «/»، «+»، «-»، «*»، «=»، «<»، «>»، «()» و … می‌توانید تمام فرمول‌های ریاضی که در دنیای واقعی قابل انجام هستند، در این نرم‌افزار پیاده و از آن‌ها برای شکل دادن پروژه‌تان استفاده کنید.

مایکروسافت برای مهیا ساختن امکان استفاده دقیق‌تر از فرایندهای ریاضی، مجموعه‌ای از توابع مختلف را هم درون اکسل پیاده‌سازی کرده است. این توابع دققاً مانند برخی از توابع موجود در زبان‌های برنامه‌نویسی یا توابع خاص در پایگاه‌های داده عمل می‌کنند.

استفاده از آن‌ها بسیار ساده اما فوق‌العاده قدرتمند است. برای مثال شما می‌توانید با استفاده از تابعی مانند AVERAGE، میانگین سلول‌های مورد نظرتان را محاسبه کنید. چنین تابع‌هایی به وفور در اکسل مشاهده می‌شوند که مسلماً طی یک مقاله نمی‌توان به همه آن‌ها پرداخت.

با استفاده از ویژگی های جدید لامبدای مایکروسافت، امکان تعریف تابع ها در قسمت فرمول های اکسل وجود خواهد داشت. همچنین امکان تشخیص فرمول ها از هم و همچنین درخواست و بازخوانی آن فرمول ها فراهم خواهد بود.

نمودارها که همیشه یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های این نرم‌افزار بودند، اکنون در نسخه‌های سال‌های اخیر به نهایت اهمیت و تکامل خود رسیده‌اند. بنابراین پیشنهاد می‌شود اگر به این دلیل به سراغ اکسل می‌روید، از نسخه‌های جدیدتر و به‌روز این نرم‌افزار استفاده کنید تا ویژگی‌ها و قابلیت‌های بیشتری در اختیارتان قرار بگیرد.

برای نمونه، تنها نسخه ۲۰۱۶ به بعد در نرم‌افزار اکسل می‌توانید از بخش Get & Transform برای اتصال به اطلاعات خارجی و کارهای پیشرفته استفاده کنید.

اما قابلیت‌های اکسل به این‌جا ختم نمی‌شوند. مایکروسافت حتی این امکان را فراهم کرده است که کاربران حرفه‌ای‌تر فراتر از ویژگی‌های اکسل پرواز و عملکرد مورد نیازشان را از طریق برنامه‌نویسی به اکسل اضافه کنند.

 شما می‌توانید با یادگیری کار با ویژوال بیسیک ارائه شده توسط مایکروسافت، برنامه‌نویسی برای این نرم‌افزار و افزودن قابلیت‌های جدید به آن را ممکن کنید.

همه این قابلیت‌ها از دور به شدت پیچیده و عجیب به نظر می‌رسند و گویا سال‌ها برای فراگیری آن‌ها زمان نیاز است اما حقیقت چیز دیگری را به ما نشان می‌دهد. تجربه ثابت کرده است اگر شما به آموزش‌های مناسب دسترسی داشته باشید، یادگیری هیچ چیزی سخت نخواهد بود و حتی چندان هم طول نخواهد کشید. به همین دلیل است که دنبال کردن بهترین آموزش‌های اکسل می‌تواند به شما در رسیدن به درکی صحیح از این نرم‌افزار قدرتمند و محبوب کمک کند.

مدیریت پروژه در اکسل

در کنار ویژگی‌های اساسی و پایه اکسل، مدیریت پروژه یکی از مباحث مهم و متمایز آن به شمار می‌رود که می‌توان آن را یکی از مهم‌ترین مباحث دنیای مدرن نیز نامید.

البته این نکته چندان هم عجیب نیست. هیچ شغل، پروژه و فرایندی بدون مدیریت صحیح، مناسب و حرفه‌ای به موفقیت ختم نمی‌شود. شما باید در مقام مدیر پروژه، بتوانید آن را به دقت تحلیل و هدف‌گذاری کنید.

از کوچک‌ترین پروژه‌ها مانند ارائه مجموعه‌ای از مقالات تا برنامه‌ریزی برای ساخت بزرگ‌ترین بناها و کارخانه‌های صنعتی، نیازمند همین فرایند مدیریت هستند.

خوشبختانه اکسل به عنوان یک نرم‌افزار صفحه گسترده پربازده که قابلیت‌های مناسبی در زمینه مدیریت داده‌ها، ارائه گزارش و تحلیل آن‌ها از طریق محاسبات ریاضی و گرافیکی دارد، می‌تواند در زمینه مدیریت پروژه‌ها هم به خوبی بدرخشد.

اگر تا پیش از این نمی‌توانستید متوجه شوید که چرا ویژگی‌های این برنامه و جدول و فهرست‌های آن تا این اندازه دقیق هستند، به محض این که از آن در روند مدیریت پروژه‌هایتان استفاده کنید، متوجه منطق پشت این نرم‌افزار ساخته شده توسط مایکروسافت و مزایای آن خواهید شد.

 مزایایی که کاربران از بیش از ۳۰ سال پیش تاکنون محتاج آن بوده‌اند و مایکروسافت پیوسته آن را به‌روزرسانی می‌کند. به این منظور، آموزش مدیریت پروژه در اکسل می‌تواند کمک بی‌نهایت بزرگی به شما بکند تا پروژه‌هایتان را با دقتی مثال‌زدنی در این نرم‌افزار مدیریت کنید.

کاربرد اکسل در پروژه‌های مهندسی

مدیریت در معنای عام می‌تواند زیرمجموعه‌های بسیاری را در برگیرد. با توجه به اهمیت مدیریت و ارائه آمار و تحلیل‌های دقیق در رشته‌های مهندسی و مخصوصاً مهندسی صنایع، اکسل در این موارد می‌تواند دروازه‌های جدیدی را به روی علاقه‌مندان بگشاید.اتوجه به اقتصاد، شبیه‌سازی موقعیت‌ها، تنظیم سیستم‌ها و بهینه‌سازی آن‌ها، کنترل کیفی آمار و سایر مباحث تخصصی، پیش چشم مهندسان حوزه‌های حائز اهمیت هستند که همه آن‌ها قابلیت کنترل توسط اکسل را دارند.

موارد اندکی که پیش‌تر درباره فرمول‌نویسی و استفاده از آن‌ها نام بردیم، دقیقاً در همین قسمت برای بخش‌های اقتصادی اهمیت بسیاری دارد. از سوی دیگر یادگیری کار با توابع اختصاصی  اکسل نیز برای مهندسین اهمیت خارق‌العاده‌ای دارد و نباید پتانسیل‌های آن را فراموش کنیم.

تشریح توابع و نمودارها، میانگین‌ها، نمونه‌گیری‌ها، استفاده از متغیرها و … در امور تحقیق و توسعه آمار تنها قسمتی از مواردی هستند که یک مهندس حین استفاده از اکسل باید به آن‌ها اشراف داشته باشد.

چاره چیست؟ خواندن اسناد راهنمایی چند صد صفحه‌ای مایکروسافت؟ اصلاً و ابداً. مانند سایر بخش‌ها، شما باید به بهترین آموزش کاربرد اکسل در مهندسی مراجعه کنید. آموزشی که وقت شما را تلف نمی‌کند و در عین حال معادل مستقیم تمام مفاهیم رشته و تخصص شما را به طرز معجزه‌آسایی به سادگی در اکسل توضیح می‌دهد.

در واقع محدود کردن چنین فرایند آموزشی مناسبی تنها به این موارد، اشتباه بزرگی است. شما باید در یادگیری هر حوزه و مهارت جدید، به آموزش‌های به شدت مناسبی دسترسی داشته باشید، وگرنه پس از مدت‌ها صرف زمان، نهایتاً انگیزه شما هم در کنار زمان‌تان کم کم هدر می‌رود. در این صورت هرگز نمی‌توانید علاقه‌مندی‌های خود را دوباره دنبال کنید.

اگر واقعاً به یک حوزه به‌خصوص علاقه‌مند باشید، آموزش‌های آن از حالت یادگیری خارج می‌شوند و شما احساس می‌کنید که در حال دنبال کردن یکی از تفریح‌های اوقات فراغت خود هستید.

همان‌طور که هر حوزه‌ای نمی‌تواند تبدیل به زمینه مورد علاقه شما شود، برای لذت بردن حداکثر از آموزش‌ها، باید از منبع مناسبی استفاده کرد. تمام دانشمندان همین موضوع را تایید می‌کنند و تحقیقات انجام شده در این زمینه اشاره کرده‌اند که

موسسه آموزشی فرادرس به عنوان بزرگ‌ترین موسسه آموزش ویدیویی و آنلاین کشور از سال‌ها پیش شروع به عرضه آموزش‌های استانداردی در زمینه‌های برنامه‌نویسی، دروس دانشگاهی، عمومی تخصصی، نرم‌افزار ویرایش و تدوین تصویر و ویدیو و هزاران حوزه دیگر کرده است. شما با دنبال کردن آموزش‌های این موسسه،‌ می‌توانید با خیالی راحت از صرف زمان‌تان در دوره‌های حرفه‌ای و هدفمند اطمینان حاصل کنید.